Office Manager

Functieomschrijving

In deze functie ondersteun je de directeur en het team dat elke middag de balie bemenst. Jij bent een enthousiaste officemanager met verantwoordelijkheidsgevoel, die goed kan communiceren. Je bent gewend zelfstandig te werken en kunt goed plannen. Belangrijk is dat je geduldig bent. Je gaat werken in een vrijwilligers organisatie met oudere vrijwilligers en daarvoor is geduld en tact nodig. Je kunt je uren - in overleg met de directeur - grotendeels zelf indelen. Je uren moeten in elk geval verspreid worden over 3 dagen per week, grotendeels in de middag.

Werkzaamheden o.a:

• Ondersteunen van de directeur.
• Ondersteunen van het balie team in operationele zin. Het team bestaat uit vijftien vrijwilligers waarvan er elke middag van 13.30 tot 16.00 drie aanwezig zijn.
• Afhandelen van de telefoon- en het e-mailverkeer en archiveren.
• Verwerken van alle gegevens in de systemen, zoals het up to date houden van ons vrijwilligersbestand.
• Administratief voorbereiden van (bestuurs)vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het organiseren van interne bijeenkomsten en evenementen.
• Coördinatie van ‘Bij de werven’, ons interne magazine dat drie keer per jaar verschijnt. In samenwerking met een redactie van vrijwilligers.
• Opzetten van het jaarlijkse wandelprogramma in samenwerking met de rondleiders en dit verwerken in ons boekingssysteem/de website .

Functie-eisen

• Gezien de samenstelling van de organisatie gaat de voorkeur uit naar 45+.
• MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je kunt goed werken met de Office applicaties (Word, Outlook, Excel, Sharepoint)
• Je trekt graag werkzaamheden naar je toe.
• Je bent energiek, communicatief vaardig en je hebt een dienstverlenende instelling.
• Je zorgt dat alledaagse organisatorische en administratieve processen zorgvuldig, effectief en efficiënt verlopen.
• Je bewaart het overzicht en kan snel schakelen tussen diverse werkzaamheden.
• Werkervaring in een vergelijkbare functie of in een vrijwilligersorganisatie is een pré.

Wat biedt Gilde Utrecht?

• Wij bieden een parttime, zelfstandige baan voor ongeveer 16 uur per week in het hart van Utrecht.
• Het bruto maandsalaris ligt afhankelijk van leeftijd en ervaring tussen de € 2500,- en € 2800,- op basis van een 36-urige werkweek. Plus 8% vakantiegeld en een dertiende maand.
• Gilde Utrecht biedt diverse leuke extra’s. Je kunt mee met rondleidingen, deelnemen aan cursussen over Utrecht en we organiseren diverse evenementen zoals onze voorjaarsbijeenkomst en diverse excursies.

Kijk voor meer informatie over Gilde Utrecht op www.gildeutrecht.nl

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Gerlofke Hekelaar directeur@gildeutrecht.nl of 06-41142846

Solliciteren

Stuur je motivatiebrief en cv naar directeur@gildeutrecht.nl

Reageren kan tot uiterlijk 6 januari 2025.