Managementassistent

Als managementassistent functioneer je als spil in de organisatie en weet de juiste personen én kennis naadloos aan elkaar te verbinden. Daarbij werk je nauw samen met de manager die je dagelijks ondersteunt in zijn taken, agenda- en afsprakenbeheer. Jij draagt verantwoordelijkheid voor zorgvuldige administratieve ondersteuning en het probleemloos laten lopen van facilitaire zaken. Ook voor je collega’s functioneer je als inhoudelijke vraagbaak. Kortom; je zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt en creëert een inhoudelijk sterke, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving voor het team en de bezoekers.

Wat ga je doen?

Als managementassistent draag je bij aan een goed georganiseerde en efficiënte werkomgeving. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en biedt ondersteuning. Hieronder vind je een overzicht van jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van correspondentie van de manager;
• Agendabeheer, afspraken plannen en voorbereiden;
• Opstellen van dagelijkse takenlijsten, gefilterd uit de mailbox die je in overleg prioriteert en zelf oppakt;
• Inhoudelijk voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, inclusief het notuleren en opvolgen van actiepunten;
• Beheren en bijhouden van informatiestructuren en backoffice taken;
• Verzorgen van opzet en procesbewaking rondom de jaarcyclus, het jaarplan en het jaarverslag;
• Zorgdragen voor de juiste archivering in Sharepoint;
• Schakelen met HR bij personeelsgerelateerde zaken zoals mutaties, voortgangsgesprekken etc;
• Naast de mailbox van de manager diverse andere mailboxen zoals de facturen- en systeemtaak inbox beheren;
• Beheer van kantoorvoorraden, catering en bestellingen;
• Aanspreekpunt voor leveranciers en andere (facilitaire) partners;
• Flexibele ondersteuning bij interne en externe evenementen buiten kantoortijden.

Wat breng je mee?

Ben jij een gedreven organisator die van nature orde schept en graag anderen ondersteunt? Wij zoeken iemand die snel kan schakelen en oog heeft voor detail.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt persoonlijke affiniteit met adoptievraagstukken en bent bij voorkeur zelf ervaringsdeskundig;
• Je hebt een aantal jaren ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of hebt secretariële werkzaamheden verricht voor een managementteam of bestuur;
• Je bent scherp als het aankomt op politiek bestuurlijke sensitiviteit;
• Je bent betrouwbaar en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Je hebt altijd overzicht en weet wat er met welke urgentie moet gebeuren;
• Je bent sterk in snel schakelen tussen werkzaamheden;
• Je hebt affiniteit met administratieve en facilitaire werkzaamheden;
• Je schrijft gemakkelijk en foutloos;
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en beheersing van de Engelse taal is een pré;

Waar kom je te werken?

INEA staat voor Identiteit, Nazorg, Erkenning en Adoptievraagstukken. INEA is dé centrale plek waar geadopteerden terechtkunnen voor ondersteuning bij vragen over interlandelijke adoptie en afkomst, met bijzondere aandacht voor diegenen die rondom hun adoptie problemen ervaren. Onze diensten bevatten begeleiding voor onder andere inzage in dossiers, psychosociale ondersteuning, zoekacties en juridische ondersteuning. Daarnaast heeft INEA ook een verbindende taak. Zo gaan we graag de samenwerking met (belangen)organisaties, ervaringsdeskundigen en professionals aan om kennis uit te wisselen en elkaars diensten te versterken.

Ons team bestaat uit zo’n 25 medewerkers. Ieder van hen is op zijn of haar eigen manier geraakt door interlandelijke adoptie.

Wat bieden we?

Bij INEA hebben wij een fijne werkcultuur waarin we open en respectvol met elkaar omgaan. Er is genoeg ruimte voor het geven en ontvangen van constructieve feedback en bovenal is er veel ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën. Tot slot draag je bij aan een belangrijke maatschappelijke opgave.

• Een functie voor 32-36 uur per week;
• Een bruto maandsalaris van maximaal €4.523 (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring;
  • De functie bevindt zich momenteel in een functiewaarderingstraject, afhankelijk daarvan zal de definitieve schaal bekend worden.
• Een jaarcontract met kans op verlenging bij goed functioneren;
• Telefoon en laptop in bruikleen;
• Vergoeding woon-werkverkeer en een dienstreizen regeling;
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Deze toeslagen maken deel uit van het Individuele Keuzebudget (IKB)
• Persoonlijk loopbaanbudget van 1,5%;
• Pensioenverzekering van het PFZW;
• Een kantoor in Houten op loopafstand van het station.

Solliciteren?

Voor vragen kun je terecht bij Melissa Houben per mail: mhouben@inea.nl.

Direct solliciteren? Stuur voor 16 februari 2025 je CV en motivatiebrief naar vacatures@inea.nl. De sollicitaties zullen plaats vinden op 19 februari in Houten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. We behouden ons recht om de vacature bij voldoende geschikte sollicitanten te sluiten.