Office Manager bij BOOST Amsterdam

VACATURE: Office Manager

(28 UUR/WEEK) 

BOOST is een thuisbasis voor nieuwkomers met een vluchtachtergrond, vrijwilligers uit de omgeving en nieuwkomersorganisaties. Samen geven ze vorm aan onze levendige plek en verrijken ze elkaar. Een plek waar mensen vanaf het begin dat zij in Nederland zijn aangekomen de kans krijgen om mee te doen. Waar zij de taal kunnen leren, hun sociale netwerk vergroten, cultuur uitwisselen en zich op eigen tempo verder ontwikkelen. Zo bouwen nieuwkomers op een laagdrempelige en waardige manier aan hun toekomst in Nederland.

BOOST is gehuisvest in een bijzonder pand in Amsterdam-Oost waar 5 dagen per week een gevarieerd programma plaatsvindt dat rust op 3 pijlers: ontmoeting, taal en ontwikkeling. De grote groep van (200+) vrijwilligers geeft uitvoerend vorm aan zowel onze plek als ons programma.  Door mee te doen aan het programma en de uitvoer van BOOST (her)vinden nieuwkomers veerkracht en verwerven zij de nodige vaardigheden, inzichten en contacten om volwaardig mee te kunnen doen in de samenleving.

Naast BOOST zijn er diverse partnerorganisaties werkzaam vanuit het pand van BOOST, zowel op structurele als incidentele wijze. Hieronder zijn o.a. Refugee Talent HUB, De Regenboog Groep, UAF, ASKV en het Buurtteam. BOOST is een bruisende plek waar dagelijks rond de 150 deelnemers mee doen. Het coördinerende team van BOOST bestaat op dit moment uit 11 personen.

Over de functie:

Als office manager ben je er verantwoordelijk voor om de administratieve en organisatorische werkzaamheden van het BOOST kantoor soepel en efficiënt te laten verlopen. Je bent de oren en ogen van het kantoor en weet feilloos wat er dagelijks speelt en waar behoefte aan is. Niet alleen ondersteun je het vaste kantoorteam, ook help je onze vrijwilligers (met name docenten) met praktische vragen. Je hebt engelengeduld en draait je hand er niet voor om het ene moment een docent te helpen met printerproblemen, om vervolgens te notuleren bij een vergadering, tussendoor een bestelling te doen voor kantoorartikelen, om daarna de info@ mailbox bij te werken. Je werkt in een dynamische omgeving en weet daarin rust en structuur te creëren zodat het vaste team, vrijwilligers én deelnemers zorgeloos gebruik kunnen maken van de diensten.

Naast het coördineren van het BOOST kantoor is de office manager ook verantwoordelijk voor het (administratief) coördineren van het Netwerk Nieuwkomers Amsterdam (NNA). Het NNA is een netwerk van meer dan 50 organisaties uit Amsterdam die zich allemaal inzetten voor nieuwkomers met een vluchtachtergrond. Als coördinator van dit netwerk zorg je dat alle organisaties goed aangesloten zijn, beheer je het mailadres, en organiseer je praktisch de bijeenkomsten en vergaderingen binnen het netwerk. Binnen de functie van office manager is 8 uur per week gereserveerd voor het coördineren van het NNA.

De werkzaamheden:

Administratief

• Je beheert de gezamenlijke agenda’s en plant vergaderingen in (en notuleert indien nodig)
• Je zorgt voor een soepele afhandeling van inkomende en uitgaande post en de info@ mailbox
• Je onderhoudt de contactlijst voor relatiebeheer
• Je richt de administratie voor het bestuur in en zorgt indien nodig voor in- en uitschrijvingen bij bijvoorbeeld de KvK of UBO

Facilitair

• Je beheert kantoor & keukenbenodigdheden en zorgt voor een overzichtelijk systeem
• Je ondersteunt de interne organisatie wanneer nodig (zoals bij evenementen en feesten)
• Je verzorgt de werkplekken en biedt algemene ICT-ondersteuning (waaronder beheer van de Microsoft licentie en de printer)
• Je coördineert de uitleen van laptops en overige ICT benodigdheden aan deelnemers en docenten

HR

• Je beheert personeelsdossiers, de administratie rondom in- en uitdiensttreding, ziekteverzuim en verlof en bent verantwoordelijk voor de praktische onboarding van nieuwe collega’s
• Je coördineert sollicitatieprocedures
• Je organiseert de vier jaarlijkse studiedagen voor het team
• Je stelt s.m. met de vrijwilligerscoördinator welkomstpakketten samen voor nieuwe vrijwilligers
• En je bent de oren en ogen van het kantoor: wie is er jarig, waar moet we even aan denken, waar gaat het teamuitje heen etc.

Netwerk Nieuwkomers Amsterdam (NNA)

• Je onderhoudt de contactlijst van het NNA, je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de mailbox en verstuurt de mailing rondom bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je zorgt ervoor dat alle organisaties aangesloten bij het netwerk op de juiste manier op de website staan vermeld.
• Je plant vergaderingen in voor de strategiegroep van het NNA.
• Je organiseert de NNA bijeenkomsten die 4 keer per jaar plaatsvinden, en stemt hierin af met de organisatie die de bijeenkomst host.
• Je notuleert tijdens de NNA bijeenkomsten.

Overige taken

• Je bent (mede) verantwoordelijk voor de inrichting van de balie en het informeren van de balie vrijwilligers over hun werkzaamheden.
• Je signaleert proactief verbeterpunten en vertaalt deze naar concrete plannen en projecten en optimaliseert de beheer/werkprocessen.
• Je beantwoordt vragen van deelnemers en vrijwilligers over de activiteiten, behoeften en klachten en verwijst eventueel door naar een collega, zoals de deelnemerscoördinator of de vrijwilligerscoördinator.

De office manager die wij zoeken is bij voorkeur: 

• Iemand die graag bijdraagt aan een humaner narratief rondom nieuwkomers met een vluchtachtergrond.
• Iemand met minstens 2 jaar werkervaring op het gebied van office manager.
• Iemand die secuur werkt en tegelijkertijd een echte aanpakker is.
• Iemand die er plezier uithaalt om vanuit een ondersteunende functie structuur te bieden aan een dynamische organisatie.
• Iemand die digitaal vaardig is en op doeltreffende wijze nieuwe werkprocessen kan voorstellen.
• Iemand die graag zelfstandig werkt en actief zoekt naar nieuwe mogelijkheden en het verbeteren van werkprocessen.

Wij bieden:  

• Een marktconform salaris: schaal 6, CAO sociaal werk.
• De kans om je in te zetten op het terrein van belangrijke migratie en integratie-vraagstukken.
• Een dynamische werkplek waar geen dag hetzelfde is, met een hecht team van bevlogen collega’s in een groeiende organisatie.
• Een werkplek waar veel ruimte is voor creativiteit en experiment. De rol van office manager is nieuw, en biedt gelegenheid tot het zelf verder vormgeven van de functie.
• Dagelijks gratis warme lunch

Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk bij BOOST, die waarden zien wij ook graag terug in ons team. Wij moedigen specifiek mensen met een vluchtachtergrond aan om te solliciteren. Voor deze functie is een goede beheersing van de Nederlandse taal van belang (in taal en geschrift).

Belangstelling? 

Reageer dan uiterlijk voor woensdag 22 januari 2025 door je cv en motivatiebrief (en/of filmpje van max. 1 minuut) te sturen aan Renée Spruit renee@boostamsterdam.nl. Mail ook op dit adres als je aanvullende vragen hebt over de inhoud van de functie.  Op donderdag 23 januari krijg je bericht of we je willen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats op maandag 27 januari tussen 14.00-17.00. Voor meer info zie ook boostamsterdam.nl en netwerknieuwkomersamsterdam.nl en de social mediakanalen van BOOST: Instagram, LinkedIn en Facebook.