Persoonlijk Assistent (PA)

Wat ga je doen?

Als Persoonlijk Assistent (PA) van de Directeur-Bestuurder ben je verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief ondersteunen van onze directeur-bestuurder. Jij bent de spin in het web en zorgt ervoor dat de directeur haar tijd zo effectief mogelijk kan besteden. Je werkt nauw samen met het team en externe samenwerkingspartners en houdt overzicht over een breed scala aan taken. Je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare rol en beschikt over een sterk organiserend vermogen.

In jouw rol:

• Communicatie: Je bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, en verzorgen van correspondentie.

• Agenda- en e-mailbeheer: Je beheert de complexe agenda en inbox van de directeur-bestuurder en stemt afspraken strategisch af.

• Voorbereiding en ondersteuning: Je bereidt vergaderingen, presentaties en rapportages voor en notuleert indien nodig.

• Projectcoördinatie en bedrijfsvoering: Je helpt bij het organiseren en coördineren van interne en externe projecten (van de organisatie van een teamdag tot de coördinatie van een intern optimalisatieproces).

• Stakeholdermanagement: Je onderhoudt contact met samenwerkingspartners, opdrachtgevers en andere belangrijke contacten.

• Ad-hoc ondersteuning: Je pakt diverse organisatorische en administratieve taken op die bijdragen aan een efficiënt werkproces en uitvoering van taken.

• Procesbewaking: Je draagt bij aan het stroomlijnen van werkprocessen en bewaakt deadlines binnen de organisatie. Je weet relevante personen te betrekken en volgens een heldere planning te werken en indien nodig tijdig bij te sturen.

Over Pakhuis de Zwijger

Pakhuis de Zwijger is een progressief platform voor dialoog, creatie en transitie in Amsterdam. We maken ruim jaarlijk ruim 500 gratis toegankelijke programma’s over maatschappelijke thema’s zoals sociale rechtvaardigheid, creatieve industrie, duurzaamheid, economie en democratie. Dat doen wij veelal in samenwerking met partners, waaronder burgers, media, overheid, maatschappelijk middenveld, kennisinstellingen en bedrijven. Fysiek ontvangen we bezoekers op onze locatie aan de Piet Heinkade, online zenden we een groot deel van de programmering uit. Online werken wij hard aan het uitbreiden van onze online community via kanalen als TikTok, YouTube en Instagram.

Wat breng je mee?

• Minimaal 3 jaar ervaring als PA, managementassistent of in een vergelijkbare rol. Ervaring als ondersteuning van RvT is een pre.

• Uitstekend vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving en als spin in het web, heb je de juiste voelsprieten om situaties goed aan te voelen.

• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie in zowel Nederlands als Engelse taal.

• Hoog niveau van integriteit en het vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan.

• Zelfstandige en proactieve werkhouding met oog voor detail.

• Bereidheid om incidenteel buiten reguliere kantooruren te werken.

• Je bent doel- en resultaatgericht en neemt initiatief .

• Ervaring met Office 365 en nieuwe (AI-)tools, archivering- en correspondentiebeheer.

• Je bent oplossingsgericht, positief ingesteld en hebt een mentaliteit van "Ik heb dit nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan." 

Wij bieden jou

• Een uitdagende functie in dienstverband op één van de mooiste plekken aan het IJ in Amsterdam;
• Marktconform salaris (schaal 6, conform CAO Nederlandse Podia, min. €2.996,80 en max. €4.167,18) afhankelijk van ervaring;

• Een premievrije pensioenregeling;

• Een werklaptop en gratis lunch;

• Een inspirerende werkplek binnen een dynamische en maatschappelijk betrokken organisatie;

• Toegang tot alle programma’s en evenementen van Pakhuis de Zwijger.

Geïnteresseerd?

Solliciteer tot en met zondag 13 april 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken. Op woensdag 16 april 2025 vinden de eerste ronde gesprekken plaats en eventueel een tweede ronde gesprekken op vrijdag 18 april 2025.

Heb je nog vragen? Mail dan naar Office Manager Leisan Luu via leisan@dezwijger.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze oproep wordt niet op prijs gesteld.