Secretarieel medewerker

Wil je graag werken voor een organisatie die zich landelijk inzet voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen? Wil je vanuit een centrale en ondersteunde rol het verschil maken? Dan zijn wij opzoek naar jou!

Secretarieel medewerker
bij Tactisch Team Opvang in Utrecht voor 28 - 32 uur per week

Wat ga je doen?

Als secretarieel medewerker werk je voor de managers van het Tactisch Team Opvang. Dit is het managementteam van de afdeling Kleinschalige Opvang, Nidos Eigen Opvang, de Plaatsingscommissie en Opvang Wonen in Gezinsverband (OWG). Je ondersteunt vanuit je rol het team met als doel het optimaliseren van de werkprocessen, zodat deze soepel verlopen en de kwaliteit van werkzaamheden is gewaarborgd.

Vanuit team Opvang bieden wij opvang voor jongeren in gezinnen en in samenwerking met onze partners kleinschalige opvang (gedeeltelijk zelfstandig wonen en wonen onder begeleiding). In al onze activiteiten staat het belang van de jongeren voorop.
Als secretarieel medewerker ben je een echte spin in het web. Je hebt goede organisatorische vaardigheden en verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, o.a.:

• Je organiseert en verzorgt de correspondentie (telefoon/beheer mailbox) en handelt de post af.
• Je stelt zelfstandig brieven op en draagt zorgt voor het beheer van het archief.
• Je bent medeverantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle processen en adviseert proactief voor verbeteringen.
• Je beheert de adressen- en relatiebestanden.
• Je organiseert, in overleg met de betrokkenen, in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen. Je verzamelt en verzend de (vergader)stukken, notuleert bij de vergaderingen en zorgt voor de ontvangst van de bezoekers.
• Je signaleert ontwikkelingen en knelpunten en helpt mee in de uitvoering van de ideeën en richtlijnen die de managers opstellen.
• Je plant afspraken en overleggen in voor de collega’s van team Opvang en attendeert de collega’s op de gemaakte afspraken.

Dit bieden we je
• Salaris en overige arbeidsvoorwaarden zijn geregeld conform de cao Jeugdzorg.
• Het bruto maandsalaris bij een fulltime dienstverband van 36 uur bedraagt minimaal
€ 2.527,- en maximaal € 3.593,- (schaal 6).
• Daarbij ontvang je een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling in de vorm van interne trainingen en cursussen.
• Een goede pensioenvoorziening en een reiskostenvergoeding.
• De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van een jaar met mogelijkheid tot
verlenging.
• Een mooi kantoor in Utrecht.

Dit ben jij
• Je beschikt minimaal over een MBO-diploma en hebt ervaring als administratief/secretarieel medewerker.
• Uitstekende en actuele kennis van Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint). Ervaring met een digitaal platform, bijvoorbeeld SharePoint.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Affiniteit en/of kennis met de organisatie Nidos is een pré.
• Committeert zich aan uniforme bestaande werkwijzen, met het oog op de continuïteit van de bedrijfsvoering van het secretariaat. Maar is tevens in staat op constructieve wijze bij te dragen aan de innovatie en verbetering van werkwijzen op het secretariaat.
• Organisatie- en politieke sensitiviteit zijn een absolute pré.
• Ervaring met het beheer van een CRM-systeem is een pré.

Procedure
Voor verdere informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Maaike Kuiper, via telefoonnummer 06-514 907 48. Je kunt je sollicitatiebrief met CV sturen naar het e-mailadres j.murk@nidos.nl ter attentie van Jan Murk, directeur opvang.

De organisatie
Nidos voert als gecertificeerde instelling, op grond van het Burgerlijk Wetboek, voogdij uit voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen en de ondertoezichtstelling voor kinderen door of voor wie een asielaanvraag is ingediend én die in verband daarmee verblijven in een opvangcentrum van het COA. Deze jeugdbeschermingsmaatregelen worden uitgevoerd door professionals die met respect voor de culturele achtergrond van de jongere, vanuit betrokkenheid en met specifieke deskundigheid het belang van de individuele jongere centraal stellen. De professional voert de regie over de ontwikkeling naar zelfredzaamheid van de jongere en grijpt in wanneer die ontwikkeling op enigerlei wijze dreigt te stagneren. Bij een onder toezicht gesteld kind ondersteunt de professional de ouders om de opvoedsituatie te herstellen. Kijk voor meer informatie op www.nidos.nl.
Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld