Als kantoor coördinator voer je, samen met de andere kantoor medewerkers, een gedegen, efficiënte, transparante en up-to-date kantooradministratie. Je bent de ‘meewerkend voorvrouw of -man’ in het team van -nu- 3 mensen.
Meer in detail:
• Je voert met het team de administratie rond uitzendingen. Je pakt ‘leads’ (potentiële vrijwilligers die contact zoeken) proactief en enthousiast op.
• Je helpt project coördinatoren en het betreffende bestuurslid bij de voorbereiding en uitwerking van projecten in Nederland.
• Je bent het eerste aanspreekpunt op kantoor voor het bestuur, voor de kantoor medewerkers en voor geïnteresseerden die bij SIW actief willen worden of door SIW willen worden uitgezonden. Je verwijst ze ook door naar anderen in de organisatie.
• Je bent ook de ‘officemanager’ en dus zorg je voor facilitaire zaken (ICT, apparatuur) en houd je toezicht op de staat van het kantoor.
• Je bent, samen met de secretaris van het bestuur, verantwoordelijk voor het selecteren, inwerken en coachen/aansturen van kantoor medewerkers.
• Je werkt mee aan organisatie-brede activiteiten zoals infodagen, medewerkersbijeenkomsten, voorlichtingswerk, etc.
Wat zoeken wij?
Natuurlijk, de duizendpoot met veel energie, enthousiasme en commitment, en met deskundigheid en ervaring.
Je instelling
• We willen een betrokken, resultaatgerichte medewerker, die ook nog eens goed extern en klantgericht kan communiceren.
• Het is belangrijk dat je de medewerkers op kantoor kunt motiveren en stimuleren om resultaten te behalen.
• Je toont in je werk en je communicatie eigen initiatief, creativiteit en inventiviteit.
Je opleiding en ervaring
• Je hebt een opleiding op HBO niveau.
• Je hebt enige administratieve en coördinerende werkervaring;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, mondeling en schriftelijk.
• Je bent geordend en administratief goed ingevoerd, ook in computerprogramma’s (Office 365, Word en Excel).
• Heb je ook nog relevante ervaring met vrijwilligerswerk en/of sociaal-maatschappelijk werk, dan is dat een flink pré.
Wat je moet weten
• Je werkt op het kantoor van SIW in hartje Utrecht, maar natuurlijk kan er, in overleg met de secretaris, ook af en toe thuis gewerkt worden. Het liefst kom je uit Utrecht of de omgeving.
• Je hebt de intentie en de mogelijkheid om je voor minimaal 1,5 – 2 jaar in te zetten.
• We zoeken iemand die minimaal 16 uur per week en (voorlopig) maximaal 24 uur per week wil werken.
Wat bieden wij jou?
• Bij ons werk je in een vrijwilligersorganisatie, je komt in aanraking met het buitenland, en je werkt met jong en oud(er).
• We bieden je een kans om je te bewijzen: om SIW administratief en operationeel goed en efficiënt te laten functioneren; en daarmee ook de kans om je verder te ontwikkelen.
• Ruimte en mogelijkheden om jouw ideeën mbt het werk vorm te geven zijn er voldoende.
• En ja, je kunt korting krijgen op een internationaal vrijwilligersproject via SIW, mocht je ook zelf eens op pad willen.
• Natuurlijk vergoeden we je (reis)kosten.
Interesse?
Meer informatie over SIW vind je op www.siw.nl. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met P&O. Je motivatie met CV kun je tot 20 november sturen naar po@siw.nl t.a.v. Jochem van Dinther, onder vermelding van “Kantoor coördinator”. Gezien de urgentie van de vacature kunnen selectiegesprekken al vanaf 15 november plaatsvinden. Weet dat we je voor definitieve benoeming om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vragen.
